Organisatieontwerp is het proces van het structureren en inrichten van een organisatie. Dit omvat het bepalen van de rollen, verantwoordelijkheden en relaties tussen de verschillende afdelingen en medewerkers.
Arbeidsdeling is een belangrijk principe in organisatieontwerp.
Het houdt in dat taken en verantwoordelijkheden worden verdeeld tussen verschillende medewerkers of afdelingen. Doorgedreven arbeidsdeling kan leiden tot een grotere specialisatie en expertise binnen de organisatie, maar in doorgeschoten vorm tot silo’s en eilandenken. De manier waarop een organisatie haar arbeidsdeling regelt heeft dan ook een sterk effect op het gedrag van medewerkers in de organisatie.
Waarom is het voor organisaties belangrijk dat ze gaan nadenken over hoe ze werk verdelen in hun organisatie?
In de loop der jaren hebben verwachtingen van klanten op het niveau van productiviteit, kwaliteit, flexibiliteit en innovatie zich vervlochten tot een complex verwachtingspatroon. Vanaf de 21ste eeuw komt er nog een groeiend bewustzijn voor het milieu en voor levenskwaliteit bovenop.
Als we dan teruggaan in de tijd zien we dat gedurende de laatste 100 jaar aan organisaties werd gebouwd en verbouwd basis van principes die vandaag niet meer toereikend zijn om aan deze combinatie van eisen tegemoet te komen. Wanneer we bij het (ver)bouwen van organisaties, vooral inzetten op een doorgedreven arbeidsdeling en specialisatie, zorgt dit voor een organisatie met het volgende DNA:
Relatie met de markt:
De buitenwereld dient zich aan te passen aan de werking van de organisatie.
Visie op aansturing:
Een gecentraliseerde besluitvorming zorgt voor de coördinatie
Focus van de organisatie:
Focus op controle en kostenreductie
Verwachtingen ten aanzien van de Medewerkers:
Medewerkers hebben een duidelijk afgebakend takenpakket dat inhoudelijk best wel uitdagend kan zijn. Globaal blijft het takenpakket echter onveranderd, voorspelbaar en weet de medewerker vaak niet wat de impact van zijn/haar activiteiten is op het werk van collega’s en andersom.
Hoewel deze manier van organiseren toereikend kan zijn om tegemoet te komen aan de nood om op een efficiënt manier standaardproducten en diensten op een kwalitatieve wijze te leveren aan de markt, werkt ze contraproductief waar co-creatie, flexibiliteit, innovatie en duurzaamheid verwacht wordt. En net deze laatste komen vandaag veel meer op de voorgrond.
Willen organisaties inzetten op co-creatie, flexibiliteit, innovatie en duurzaamheid binnen structuren die gebouwd zijn met de focus op efficiëntie en standaardisatie, merken ze al snel de volgende consequenties:
Overbelasting aan vergaderingen om af te stemmen, te informeren, te aligneren,… met vaak beperkt resultaat.
Overbelasting van het management dat beslissingen moet nemen over zaken waar ze in uitvoering maar beperkt zicht en mandaat over hebben.
Afnemende betrokkenheid van de werknemers op de inhoud van hun werk omdat ze enkel zicht hebben op een deelaspect en niet het globale resultaat.
Een efficiëntere en effectievere organisatie.
De moderne sociotechniek heeft een andere kijk op arbeidsdeling dan de traditionele bureaucratische benadering. In plaats van te kijken naar arbeidsdeling als een manier om taken en verantwoordelijkheden strikt te verdelen tussen afdelingen of medewerkers, wordt er in de moderne sociotechniek gekeken naar hoe arbeidsdeling kan worden gebruikt om rijkere taken te creëren binnen een flexibelere organisatie.
Dit zorgt voor organisatie met een heel ander DNA:
Relatie met de markt:
De organisatie richt zich in om flexibel op de veranderingen binnen de markt in te spelen.
Visie op aansturing:
De besluitvorming wordt zo veel mogelijk in de teams zelf gelegd die, tot op zekere hoogte, zelf verantwoordelijkheid nemen voor het managen van zichzelf en de taak die ze uitvoert, op basis van een duidelijk en gemeenschappelijk doel.
Focus van de organisatie:
De interne focus ligt op coachen en ondersteunen van de medewerkers naar meer autonomie
Verwachtingen ten aanzien van de Medewerkers:
Medewerkers nemen gezamenlijk en breder de taken en verantwoordelijkheden op. Samen beschikken ze over de nodige competenties om het volledige takenpakket uit te voeren. Het team neemt dus niet alleen uitvoerende taken op zich, maar ook het regelen en coördineren van die taken.
Ginkgo heeft reeds gedurende vele jaren en in diverse sectoren, ervaring in het herontwerpen van organisaties, in relatie met veranderlijke externe uitdagingen.
Wil je graag in gesprek gaan over een organisatievraagstuk, neem dan zeker contact op, of nee een kijkje bij de getuigenissen.
Nieuwsgierig naar wat Ginkgo voor jou organisatie kan betekenen?
Ginkgo heeft reeds gedurende vele jaren en in diverse sectoren, ervaring in het herontwerpen van organisaties, in relatie met veranderlijke externe uitdagingen.
