Organisatieontwerp is per definitie een meervoudig vraagstuk. Diverse factoren bepalen immers samen hoe een organisatie in zijn geheel presteert.
Om de verschillende aspecten van een organisatie te bekijken maakt de moderne sociotechniek gebruik van het paaltjesmodel of de tempel. Die sociotechnische structuurprincipes zijn voor Ginkgo-consultants een belangrijkste leidraad om een veranderingstraject vorm te geven.
Harde structurele aspecten als hefboom voor verandering
In onze aanpak trachten we steeds meervoudig te handelen. Vanuit verkregen inzicht in de systemische werking van de organisatie kiezen we immers één of meerdere hefbomen voor verandering (bv. structuur & leiderschap), als figuur ten aanzien van de andere hefbomen voor verandering (processen, individuele competenties, …).
Verandering kan dus zowel vanuit het perspectief van de socioloog (verander eerst de omgeving en die zal vervolgens de mens veranderen) als van de psycholoog (verander eerst de mens en hij zal vervolgens zijn omgeving veranderen) worden aangevlogen.
In onderstaande toelichting gaan we verder in op de harde structurele aspecten van een organisatie als hefboom voor verandering.
Van strategie naar organisatiegedrag
Om al deze aspecten samen te laten vloeien in een integraal traject is het belangrijk te vertrekken van een duidelijke strategie. De strategie van een organisatie bestaat uit een missie, visie en (strategische) doelstellingen. Een organisatie moet weten waar voor ze staat, waar ze naartoe wil en wat ze wil verwezenlijken (‘wat’).
Vanuit de strategie kunnen dan de meest gepaste processen en diensten ontwikkeld worden (‘hoe’). Daarbij zijn zowel de sociale variabelen – mensen en cultuur – als de technische variabelen – structuur en systemen – kritische hefbomen om deze processen om te zetten in de praktijk, het zogenaamde organisatiegedrag.
Veel psychologische en sociale problemen in organisaties vinden hun oorsprong in het technisch systeem en de structuurkenmerken van een organisatie.
Structuur, sociaal en technisch systeem
Organisaties kunnen zeer verschillende vormen aannemen, afhankelijk van de uitdagingen waarmee ze geconfronteerd worden en hun capaciteit om daarop een antwoord te bieden. De vorm van de organisatie beïnvloedt heel wat andere zaken binnen de organisatie, die op het eerste zicht weinig met vorm of structuur te maken lijken te hebben.
Organisatieproblemen, zoals moeizame communicatie, trage besluitvorming, hoge frictiekosten, conflicten, onduidelijke rolverdeling, lange doorlooptijden, wachttijden, vervreemding, demotivatie of stress kunnen vaak worden teruggebracht tot structuurkenmerken. Ook arbeidsorganisatie kan het gedrag in organisaties sterk beïnvloeden.
Organisatieontwerp en moderne sociotechniek
Organisatieontwikkeling is het proces waarin de wijze van organiseren (de bedrijfsvoering) optimaal wordt afgestemd op enerzijds de omgeving, zoals klantenbehoeften, marktontwikkelingen, de technologische mogelijkheden en trends in de samenleving, en anderzijds de eigen ambities, individuele capaciteiten en collectieve vermogens.
Als duidelijk wordt dat een organisatie niet meer afgestemd is op de uitdagingen in de omgeving, kan het zinvol zijn werk te maken van de organisatie-inrichting om de organisatie op die manier opnieuw beter af te stemmen op nieuwe uitdagingen.
De moderne sociotechniek kijkt naar de organisatie als een geheel en naar hoe de arbeidsverdeling in een organisatie in zijn geheel is gestructureerd.
De moderne sociotechnische ontwerpprincipes vinden hun oorsprong in de sociotechniek. Die stelt de relatie tussen het sociaal systeem en het technisch systeem in een organisatie centraal. Veel psychologische en sociale problemen in organisaties vinden namelijk hun oorsprong in het (product)technische systeem.
Wanneer het gaat om organisatieontwerp zijn er verschillende stroming in de literatuur. De moderne sociotechniek is één van die stromingen. Uit onze ervaring weten we dat die vandaag veel antwoorden biedt op vraagstukken waar organisaties vandaag mee worstelen. Het gaat dan bijvoorbeeld over intern een antwoord bieden op externe verandering, maar ook betrokkenheid creëren bij medewerkers.
Stroomsgewijze arbeidsorganisatie
In tegenstelling tot de bureaucratische wijze van organiseren benadrukt de sociotechniek dat de organisatie moet openstaan voor zijn omgeving en wordt de werking ‘stroomsgewijs’ georganiseerd. Stroomsgewijs wil zeggen dat het volledig proces van een bepaalde klantenvraag zoveel mogelijk bij elkaar gehouden wordt. Hierdoor vermindert het aantal organisatorische overgangen en de nood aan overleg. Een eenvoudige managementstructuur kan dan volstaan.
We krijgen dus een eenvoudige organisatie met (mogelijks) complexe(re) taken in plaats van een complexe organisatie met eenvoudige taken. De besturingsbevoegdheden worden zo laag mogelijk in de organisatie en zo dicht mogelijk bij de uitvoerende werknemers en de teams gebracht.
De basis voor het sociotechnisch organisatie(her)ontwerp is niet het individu maar het team. Het team, dat dan kan beginnen zijn eigen werkplek in te richten en praktische afspraken te maken over zijn interne werking.
Toon Torbeyns
Wil je meer weten? Schrijf je dan in voor de workshop organisatieontwerp op 24 mei
Of neem een gratis voorproefje tijdens onze gratis online sessie organisatieherontwerp
Op het programma van de gratis online sessie:
Wat verstaan we onder innovatieve arbeidsorganisatie of moderne sociotechniek?
Wat wil dit zeggen voor organisaties vandaag?
Voor welke organisatie vraagstukken is (her)ontwerp een antwoord?