In een vorig artikel beschreven we hoe teams de essentiële bouwstenen van een organisatie zijn als je ze verstandig samenstelt. Een volgende stap in de ontwikkeling van je organisatie is die teams autonoom maken.

Rond zelfsturing, agility, sociocratie, autonome teams, de vlakke of horizontale organisatie… was er de voorbije jaren veel te doen in managementland. Het zijn verschillende termen voor min of meer hetzelfde fenomeen dat organisaties in staat moet stellen om:

  1. Hun interne structuur wat lichter, overzichtelijker te maken
  2. Sneller te kunnen reageren op vragen van klanten, verwachtingen van consumenten en stakeholders.

Eisen en wensen inwilligen

In een wereld die snel verandert en waar klanten/consumenten steeds hogere eisen stellen – en dat ook kunnen doen omdat concurrentie bikkelhard is en in vele sectoren globaliseert – is vooral dat laatste punt een belangrijke reden om autonome teams te installeren. We merken immers dat veel organisaties moeite hebben om op de uitdagingen die de wereld van vandaag en morgen stelt, te reageren vanuit een kleine kern (het managementteam). Onder andere daarom willen organisaties dat medewerkers meedenken en veel meer betrokken zijn bij innovatie, productoptimalisatie, bij deciscion making…

Tegelijk stellen werknemers hogere eisen aan hun werkgevers. In onze huidige economische klimaat is er voldoende werk en een war for talent. De werknemer zit daardoor in een comfortabele positie waar hij gerust – en volkomen terecht – zinvol werk en de mogelijkheid om zijn skills verder te ontwikkelen, kan opeisen.

Klinkt dat alles herkenbaar? Is het iets waar ook jouw organisatie mee worstelt? Hieronder wordt duidelijk hoe autonome teams daar een antwoord op kunnen bieden.

Autonomie en betrokkenheid

Bovenstaande tendenzen zijn zowel een uitdaging als een opportuniteit voor organisaties en het installeren van autonome teams kan een passend antwoord bieden. Autonomie slaat volgens ons op de mogelijkheid om zelf verantwoordelijkheid te dragen, initiatieven te nemen, de eigen werking te beoordelen en bij te sturen. Autonomie of zelfsturing in organisaties is nauw verbonden met betrokkenheid. Betrokkenheid bij het werk ontstaat wanneer medewerkers over voldoende regelcapaciteit beschikken om de taken die hen zijn toebedeeld uit te voeren.

De mogelijkheid om zelf de dingen te regelen en te kunnen ingrijpen, bepaalt in grote mate de kwaliteit van de arbeid. Maar alle klanteneisen vervullen is te complex voor één persoon, daarom moeten medewerkers nauw samenwerken en een team vormen. Daardoor kan er meer ontstaan dan de som van de werkzaamheden van de verschillende medewerkers. De teamleden nemen gezamenlijk de taken en verantwoordelijkheden op en samen beschikken ze over de nodige competenties om het volledige takenpakket uit te voeren.

autonome teams - Ginkgo Consulting

Voorwaarden voor autonome teams

Het team neemt dus niet alleen uitvoerende taken op zich, maar ook het regelen en coördineren van die taken.

Een autonoom team kunnen we definiëren als:

  • Een min of meer vaste groep medewerkers die dagelijks samenwerken en als een team de verantwoording dragen voor een geheel van samenhangende activiteiten die nodig zijn om een duidelijk omschreven, herkenbaar product of een dienst te leveren aan een interne of externe klant.
  • Het team is, tot op zekere hoogte, verantwoordelijk voor het managen van zichzelf en de taak die ze uitvoert, op basis van een duidelijk en gemeenschappelijk doel.
  • Om dit te kunnen beschikt het team over relevante informatie, de nodige bekwaamheden en hulpmiddelen (resources) en beschikt ze over de autoriteit om zelfstandig beslissingen te nemen met betrekking tot het werkproces (bv. problemen oplossen, processen optimaliseren) (Tjepkema, 2003).

Pas als aan die noodzakelijke voorwaarden is voldaan, kan je van een zelfsturend of autonoom team spreken.

Nieuwe skills en ander leiderschap

Maar bij de voorwaarden voor autonome teams moeten we onmiddellijk een kanttekening plaatsen. We stellen dagelijks vast dat het installeren van autonome teams niet gemakkelijk is. Organisaties lijken vaak te vergeten dat een goed ontwerp aan de basis ligt van autonome teams. En dat er andere of nieuwe vaardigheden en andere leiderschapsstijl nodig zijn om teams en hun leden autonoom te laten werken.

Wanneer een team volledig autonoom wordt, zou er geen leidinggevende meer nodig moeten zijn… De paradox is echter dat er net meer nood is aan leiderschap. Soms wordt het leiderschap gedeeld binnen het team, een soort natuurlijk leiderschap op basis van individuele expertise. Dat vraagt verhoogde maturiteit van de teamleden en de organisatie. En meestal blijft er ook nog wel een formele leider nodig, die de koers uitzet en het kader schept waarbinnen teams zelfstandig werken.

Leidinggevenden hebben op hun beurt weer nood aan ontwikkeling, omdat werken met autonome teams in een vlakke organisatie nieuwe leiderschapsskills vereist. Ze moeten leren ruimte te geven, minder aan te sturen. Ze moeten hun plek vinden in de veranderde organisatie en hun nieuwe rol zelf invulling geven.

Als jouw organisatie worstelt met het installeren van autonome teams, kan je altijd en volledig vrijblijvend contact met ons op nemen.

Meer weten?

Wie alles wil weten over innovatieve arbeidsorganisatie en autonome teams verwijzen we graag naar ons boek De kracht van zelfsturende teams.

Lees zeker ook het artikel over hoe we Finance future proof maakte bij Colruyt Group, Stad Gent en OCMW Gent. Het is een goed voorbeeld van hoe we bovenstaande ideeën in de praktijk en de context van onze klanten toepassen.